Mise en place de la plateforme Educ Master:Un outil de gestion moderne et de lutte contre les fraudes en milieu scolaire

Par Reine AZIFAN,

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Depuis trois ans s’opère en douce une révolution dans le sous-secteur des enseignements secondaire, technique et de la formation professionnelle avec la mise en place d’Educ Master, une plateforme web de gestion de la vie scolaire. En plus d’offrir aux usagers les moyens d’une gestion moderne, elle se révéle un outil de lutte contre les inscriptions frauduleuses et de suivi du parcours des apprenants.

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Plus d’un mois après la rentrée scolaire, c’est toujours le branle-bas dans beaucoup de collèges publics. Encore beaucoup d’informations à renseigner sur la plateforme, surtout que le personnel enseignant n’est pas encore au complet. En effet, depuis 2018, la plateforme Educ Master mise en place au ministère des Enseignements secondaire, technique et de la Formation professionnelle est fonctionnelle et s’est imposée à tous les collèges et lycées publics du Bénin qui doivent y mettre toutes les données concernant la vie scolaire : la gestion du personnel enseignant et non enseignant, quel que soit son statut, l’effectif des élèves par classe, les emplois du temps, les transferts d’un établissement à un autre, les nouvelles inscriptions, les absences, etc. En un mot, cette plateforme est désormais le lieu où les autorités départementales et nationales disposent de toutes les données sur le sous-secteur, établissement par établissement.
Comme toute plateforme web, Educ Master fonctionne en ligne via internet. Les administrateurs et autres utilisateurs ont des comptes personnalisés avec des droits compatibles à leurs fonctions respectives. Des menus standards et spécifiques sont développés pour répondre en temps réel aux préoccupations du système.
Conçue pour dynamiser le suivi des établissements scolaires publics et privés du sous-secteur des enseignements secondaire, technique et de la formation professionnelle, Educ Master s’est révélée, au bout de trois années d’utilisation, comme un outil redoutable de lutte contre les fraudes.

Exit les faux bulletins

Globalement, les appréciations des usagers sur la plateforme sont bonnes. Grâce à cette plateforme, les inscriptions frauduleuses en classe supérieure avec de faux bulletins ont disparu, le cursus de chaque élève, quel que soit l’établissement fréquenté l’année précédente, est connu ainsi que ses performances. C’est ainsi que des dizaines de candidats aux examens du Bepc et du baccalauréat de l’année scolaire passée, bien qu’ayant déposé de dossiers, ont été sortis de la liste définitive des candidats retenus après contrôle sur Educ Master. La raison, ces élèves ne devraient pas être en 3e ou en terminale. C’est dire qu’avec Educ Master, les élèves n’ont plus la possibilité de se présenter de façon anticipée aux examens nationaux, Bepc, Cap et Bac.
Selon Koffi Saturnin Gbaguidi, directeur du Ceg Les Pylônes à Cotonou, «Educ Master est un bon outil de gestion du système éducatif béninois à tous les niveaux. Cette plateforme a facilité l’accès à l’information et a contribué à l’assainissement du secteur ». Tous les élèves inscrits sur la plateforme sont immatriculés, le cursus scolaire de chaque apprenant est suivi, la banque d’épreuves est accessible à tous, explique-t-il. L’autre avantage que relève le directeur est la réduction de la fraude chez les apprenants. Grâce à la plateforme, ajoute-t-il, « nous avons des renseignements fiables sur le parcours d’un enseignant. Elle permet de gérer au quotidien le personnel enseignant dès que les emplois du temps sont renseignés avec un tableau de bord ».
Nandjimou Bello, directeur du Ceg de Dékpo à Aplahoué souligne également les avantages de cette plateforme: « Elle permet de suivre les activités pédagogiques a` distance et de répondre a` certaines informations même en dehors des jours ouvrables. Elle permet aussi d’être en contact avec d’autres établissements scolaires et d’éviter le recrutement d’élèves fraudeurs ».
Mêmes appréciations au niveau des établissements privés d’enseignement secondaire qui sont désormais tenus d’y renseigner leurs données au même titre que les établissements publics. Urbain Hountondji, président du Collectif des chefs d’établissements privés du Littoral, salue la décision du gouvernement de mettre en place cet outil de gestion. La plateforme donne une certaine visibilité à tout ce qui se passe dans nos établissements. Cet outil a un impact positif sur la gestion de nos établissements, souligne-t-il…
… « Je remercie le gouvernement qui a mis à notre disposition cet outil de gestion qui est en réalité, un outil de développement », déclare Urbain Hountondji. Citant les avantages de la plateforme, il ajoute : « Educ Master est venue régler de façon radicale ces pratiques malsaines que nous constatons dans la gestion de nos établissements: les faux bulletins, les faux certificats de scolarité, les passages frauduleux en classe supérieure ».

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Difficile manipulation

En dépit de ces avancées, les utilisateurs de la plateforme relèvent quelques difficultés. La plupart des usagers rencontrés mettent l’accent sur l’accès à la plateforme qui connaît quelquefois des perturbations. Pour les gestionnaires de la plateforme, ces difficultés observées par moments sont du fait de l’instabilité et de la mauvaise qualité du réseau internet. Educ Master, comme toute plateforme de cette nature, pour atteindre ses objectifs, doit être renseignée constamment, mais dans la réalité, certains établissements ont des difficultés à se mettre à jour. Les données à renseigner au quotidien sont nombreuses et variées et leur insertion sur Educmaster s’avère parfois fastidieuse, surtout pour les grands établissements. «Les transferts en ligne des apprenants ne suivent pas automatiquement dès lors que les dossiers de transfert sont signés. Ils se font au rythme de chaque collège. Cette attitude rend caduques les listes alphabétiques de la plateforme», relève par ailleurs le directeur du Ceg Les Pylônes.

Il constate que la plupart des établissements privés sont déconnectés de l’utilisation régulière de la plateforme. Conséquence, beaucoup d’apprenants venant des privés ne sont pas inscrits sur Educ Master. De la même manière, poursuit-il, « Les listes alphabétiques générées par Educ Master ne renseignent pas le statut des apprenants à savoir nouveau ou redoublant.
La difficulté que souligne pour sa part, Nandjimou Bello, concerne l’achat de crédit de connexion internet qui n’est pas pris en compte par le collège. De même, souligne-t-il, tous les établissements ne sont pas pourvus d’ordinateurs. Urbain Hountondji soutient que «Malgré toute la bonne volonté et la disponibilité de nos chefs d’établissements privés, il y a des difficultés de manipulation de cet outil. Et les transferts d’un établissement à un autre sur la plateforme sont très difficiles ».
Les responsables de collèges n’ont pas manqué de faire des suggestions pour une utilisation optimale de la plateforme. Au nom de ses collègues du privé, Urbain Hountondji propose aux autorités de renforcer l’outil et de communiquer suffisamment autour quant à son utilisation rapide et efficace. Koffi Saturnin Gbaguidi propose d’instruire les chefs d’établissements à faire automatiquement les transferts en ligne afin que le transfert soit accepté ou rejeté dès la réception du dossier dans le collège d’accueil.

Il suggère aussi de reconfigurer les listes alphabétiques pour qu’elles renseignent sur le statut de chaque apprenant et d’accompagner les établissements privés dans l’importation définitive des anciens élèves. Il y a lieu aussi d’ouvrir dès la rentrée, la campagne d’importation des apprenants nouvellement inscrits en 6e et d’instruire les chefs d’établissements à renseigner sur Educ Master, les informations exactes qui figurent sur l’acte de naissance de l’apprenant, préconise le directeur du Ceg Les Pylônes.
Par ailleurs, il faut trouver un moyen pour faciliter l’inscription des élèves qui avaient quitté le système éducatif (situation très fréquente en milieu rural) avant l’avènement d’Educ Master et de ceux provenant de l’étranger, plaident certains chefs d’établissements.

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Abdou Wahidi Bello, chef d’équipe de conception de Educ Master:« La plateforme a changé totalement la gestion du sous-secteur »

Conçue par une équipe technique que dirige Dr Abdou Wahidi Bello, enseignant chercheur en mathématiques appliquées et génie logiciel à l’Université d’Abomey-Calavi, la plateforme Educmaster a révolutionné la gestion des établissements scolaires du secondaire au Bénin. Ayant contribué à l’aboutissement de la mise en œuvre de la plateforme qui relève aujourd’hui du patrimoine du ministère des Enseignements secondaire, technique et de la Formation professionnelle, Abdou Wahidi Bello explique ici comment Educmaster a permis d’optimiser la gouvernance du système éducatif.

Depuis quelques années, les collèges et lycées du Bénin ont découvert un nouvel outil de gestion, Educmaster. De quoi s’agit-il concrètement ?

Educmaster est une plateforme web conçue pour assurer le pilotage automatisé du système éducatif dans le sous-secteur des enseignements secondaire, technique et de la formation professionnelle. C’est le Système d’information pour la gestion de l’éducation (Sige) du ministère. Elle a été développée et implémentée dans tous les établissements et dans toute l’administration du ministère.
Pour la gouvernance numérique des établissements, elle permet la gestion des personnels enseignant et administratif; l’immatriculation et le suivi individualisé des élèves ; la gestion des emplois du temps des enseignants ; le suivi de la présence au poste des agents ;
la gestion de la vie scolaire ; le suivi des résultats scolaires des apprenants ; la maîtrise des statistiques scolaires ; etc.
Au niveau de l’administration, c’est-à-dire, dans une direction centrale, technique ou départementale, Educmaster permet de gérer le personnel, d’archiver numériquement les actes administratifs ; de recueillir et de traiter directement les informations produites à la base par les établissements ; de suivre le fonctionnement en temps réel de toutes les structures du ministère.
Toutes les directions centrales, techniques et départementales ainsi que les structures sous tutelle ont un espace sur la plateforme avec des droits conséquents.

Depuis quand la plateforme est-elle mise en place et pour quels objectifs ?

Educmaster est mise en place depuis 2018. Elle est née d’un constat, celui de l’accroissement exponentiel des effectifs des apprenants comme des enseignants qui rend difficile voire impossible la gestion manuelle des informations dans le temps requis. Cet état de choses n’a pas été du goût de l’autorité ministérielle, je veux citer le professeur Mahougnon Kakpo, qui, déterminé à offrir à notre école, des outils modernes de gouvernance éducative, a favorisé au plan institutionnel, la mise en œuvre efficace du projet.
Educmaster est donc conçue pour apporter une solution à cette difficulté devenue inquiétante à tout point de vue. Elle s’inscrit par ailleurs, dans la droite ligne des orientations du gouvernement qui fait de la dématérialisation de l’administration publique une priorité.
La mise en œuvre de cette plateforme vise pour l’essentiel, la gestion automatisée du système éducatif avec la réduction voire l’élimination des fraudes en milieu scolaire.

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Peut-on dire aujourd’hui que tous les établissements secondaires, quel que soit leur statut, sont présents sur la plateforme ?

Normalement oui. C’est en tout cas l’exigence du ministre des Enseignements secondaire, technique et de la Formation professionnelle qui fait de la gestion automatisée des établissements, une priorité. Nous pouvons dire avec assurance que tous les établissements du secteur public et la quasi-totalité des établissements privés y sont inscrits. Certains établissements privés retardataires sont en train de s’inscrire actuellement, tout comme ceux qui viennent d’être autorisés à ouvrir.

Quelques résultats de l’utilisation de cette plateforme sont déjà visibles certainement. Pouvez-vous nous en dire davantage ?

Educmaster a changé totalement la donne en ce qui concerne la gestion du sous-secteur des enseignements secondaire, technique et de la Formation professionnelle. Les résultats sont patents et je ne saurais les lister tous ici.
Il me plaît de donner l’exemple de l’élimination du triste phénomène des faux bulletins. Dès lors que les moyennes des apprenants sont en ligne sur Educmaster, les chefs d’établissements ont la main pour vérifier les performances réelles des apprenants qui demandent à s’inscrire. Même les transferts des apprenants d’un établissement à un autre se font numériquement sur la plateforme.
Un autre exemple, la gestion automatisée des aspirants au métier d’enseignant. La plateforme renseigne les retards et absences au poste pour permettre une évaluation instantanée de leurs prestations.
Aujourd’hui, les apprenants vont sur Educmaster pour télécharger gratuitement les épreuves de tous les collèges du Bénin ainsi que leurs corrigés. Par ailleurs, les parents d’élèves arrivent à suivre l’évolution des performances de leurs enfants directement sur la plateforme ou via l’application mobile Educmaster disponible sur Play Store.
En outre, Educmaster a permis au système de nettoyer les écuries d’Augias, en ce qui concerne l’existence de plusieurs centaines d’établissements privés clandestins qui ont été décelés et traités comme tels. La liste des résultats tangibles obtenus est loin d’être exhaustive.

L’accès à la plateforme connaît quelquefois des perturbations. Comment expliquez-vous cela ?

A priori, l’accès à la plateforme ne doit pas connaître des perturbations. Les difficultés observées par moments sont du fait de l’instabilité et de la mauvaise qualité du réseau internet. C’est donc lié aux fournisseurs de service internet.

Que faites-vous pour impliquer tous les acteurs du système éducatif dans l’utilisation de la plateforme qui semble être l’affaire des responsables d’établissements ?

Educmaster n’est plus l’affaire exclusive des responsables d’établissements. Comme je l’ai évoqué plus haut, les apprenants et même les parents d’élèves en font déjà leurs choux gras. Mais un effort permanent se fait et doit être poursuivi pour la sensibilisation des acteurs concernés.

Quelles sont les perspectives en matière d’amélioration de la plateforme ?

En termes de perspectives, Educmaster ambitionne de s’étendre aux autres sous-secteurs, c’est-à-dire, les enseignements maternel, primaire et supérieur. Nous travaillons aussi quotidiennement à faciliter l’usage de la plateforme aux différents usagers.